ScuolaFamiglia® appartiene alla categoria dei software erogati in modalità ASP, cioè quella categoria di programmi che non risiedono sul proprio computer ma su un server del fornitore del servizio. La Scuola, tramite la rete Internet, accede al portale www.scuolafamiglia.net e ne utilizza gli strumenti.

Tra i numerosi vantaggi di questa soluzione tecnica, si sottolinea che la scuola non deve installare alcun programma sui propri PC. Ciò consente al personale di utilizzare gli strumenti del portale da qualsiasi computer o, in caso di guasto dei PC, di sostituirli senza dover procedere alla reinstallazione dei programmi.

Anche in occasione di migliorie o aggiunte di funzionalità, la scuola le ritrova direttamente nel portale senza dover intraprendere alcun aggiornamento dei programmi in dotazione.

Il servizio è rivolto alle Istituzioni Scolastiche e permette, in modo semplice ed immediato, di utilizzare una serie di strumenti volti a favorire lo scambio di informazioni tra Scuola e Genitori.

Il cuore del servizio è il modulo di Gestione Assenze e Ritardi, dal quale derivano una serie di funzionalità come, tra quelli che più hanno attirato l'attenzione dei mass media, l'invio di SMS con informazioni sulle assenze e i ritardi ai cellulari dei genitori degli alunni.

Unitamente all'invio degli SMS è prevista la pubblicazione su un sito Internet, in aree riservate ed accessibili tramite password, del prospetto delle assenze e dei ritardi relativi ad ogni singolo alunno.

Al modulo di Gestione Assenze e Ritardi è stato affiancato il modulo di Gestione dei Voti. I voti possono essere inviati ai genitori via SMS e, come per le assenze, pubblicati su un sito Internet nell’area riservata a ciascun genitore.

L'erogazione del servizio è realizzata interamente tramite un sito Web (www.scuolafamiglia.net) cui l'istituzione scolastica accede tramite una password e con cui interagisce per l'inserimento dei dati e per l'utilizzo degli strumenti; pertanto è necessario disporre di un PC con connessione ad Internet.

Particolare cura è stata posta nella progettazione delle procedure di inserimento delle assenze e dei ritardi per renderle estremamente veloci: occorrono, infatti, mediamente non più di 30 secondi per caricare i dati di una singola classe.

• Collegamento da qualsiasi PC collegato alla rete Internet
• Nessun software da installare
• Accesso simultaneo da più postazioni nella stessa sede o in sedi diverse
• Disponibilità dei dati degli anni scolastici precedenti per la consultazione on-line
• Importazione dei dati anagrafici degli alunni dai più comuni software delle segreterie
• Gestione personalizzata del calendario scolastico
• Gestione di un secondo calendario specifico per l'invio degli SMS
• Modelli di registro per la raccolta delle assenze e dei ritardi stampabili direttamente dal sistema
• Molteplici modalità per l'inserimento quotidiano delle assenze e dei ritardi
• Gestione voti del professore
• Gestione pagelle, pagellini e generici periodi scolastici
• Gestione debiti formativi
• Gestione annotazioni relative all'alunno (strumento per il Dirigente Scolastico)
• Esportazione delle proposte di voto per gli scrutini
• Impostazioni personalizzate dei criteri relativi all’invio degli SMS per assenze e ritardi
• Invio di SMS con assenze e ritardi con generazione degli SMS in base ai criteri impostati
• Invio di SMS straordinari in occasione di assenze o ritardi di massa per tutto l'istituto o con selezione delle classi
• Invio di SMS ai genitori con i dati di accesso all'area riservata su Internet
• Invio di SMS con testo libero a uno specifico numero di cellulare, a una classe o all'intero istituto
• Invio di SMS con testo libero a una classe con selezione degli alunni
• Invio di SMS con testo libero all'intero istituto con selezione delle classi
• Invio di SMS con i voti del professore
• Inserimento di tutti gli SMS generati in una coda di attesa per un eventuale controllo dei contenuti prima dell'invio
• Modifica o cancellazione degli SMS nella coda di attesa
• Stampa schede alunno con assenze, ritardi, sms inviati e dati di accesso da fornire ai genitori periodicamente (es.: in occasione degli incontri tra docenti e genitori)
• Area Internet riservata per tutti i genitori con accesso tramite password per la consultazione delle seguenti informazioni: posizione anagrafica, assenze, ritardi, calendario scolastico, comunicazioni via sms, eventi, voti
• Accesso individuale per i docenti tramite username e password
• Stampa delle lettere, complete di indirizzo per la spedizione, per comunicazioni di assenze e ritardi ai genitori privi di telefono cellulare
• Ricerca studenti per nome, cognome, genitore o numero di cellulare
• Statistiche giornaliere, mensili, annuali e per periodo selezionabile di assenze e ritardi
• Molteplici report con assenze e ritardi o con le adesioni al servizio
• Report sintetico e dettagliato di SMS inviati
• Pubblicazione automatica delle informazioni relative a voti, assenze e ritardi degli studenti nell'area riservata dei genitori

Tutte le funzionalità del portale www.scuolafamiglia.net sono erogate da un server collegato alla rete Internet. E' necessario, quindi, collegarsi alla rete Internet per utilizzare le funzionalità del portale.

Per ogni scuola è previsto uno speciale PANNELLO DI CONTROLLO per l'utilizzo del servizio, raggiungibile su Internet ad un indirizzo del tipo: www.scuolafamiglia.net/nomescuola/gestione e sarà accessibile solo tramite password per ogni profilo diverso.
I principali profili di utente: Amministratore del servizio, Amministratore dei Voti, Operatore, Dirigente Scolastico, Docente, Genitore

SEMPLICITA' DELL'INSERIMENTO ASSENZE E RITARDI

La facilità dell'operazione di inserimento delle assenze e dei ritardi è ottenuta con l'ausilio dell'utilizzo di appositi registri che possono essere stampati direttamente con gli strumenti offerti dal portale.

MOLTEPLICITA' DEGLI STRUMENTI PER L'INSERIMENTO DI ASSENZE E RITARDI

Officine Informatiche Srl cura in modo particolare l'aspetto dell'interazione tra il sistema e le persone preposte al suo utilizzo; per questo motivo ha predisposto diversi strumenti per l'operazione di inserimento delle assenze e dei ritardi al fine di consentire all'operatore di scegliere l'interfaccia più congeniale, garantendo una migliore qualità del lavoro anche in termini di risparmio di tempo.

REGISTRI DI CLASSE STAMPABILI DAL SISTEMA

Il sistema, al fine di semplificare le operazioni di raccolta e di inserimento delle informazioni, prevede la stampa di speciali registri di classe utilizzabili per l'annotazione dei ritardi e delle assenze degli alunni.

Tali registri saranno utilizzati dai docenti per l'annotazione dei ritardi e delle assenze e, una volta ritirati dalle classi, saranno usati dal personale incaricato per l'inserimento nel sistema delle informazioni in questione.

In qualsiasi momento dell'anno scolastico sarà possibile stampare i registri di classe che riporteranno la situazione delle assenze e dei ritardi inseriti nel sistema.

Il modulo consente la pubblicazione automatica su un'area del portale con indirizzo del tipo www.scuolafamiglia.net/nomescuola/genitori delle informazioni inserite nel sistema.

Tali dati saranno disponibili per la consultazione 24 ore su 24, per l'intero anno scolastico, sia per il personale della scuola che per i genitori.

PRIVACY E RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI PUBBLICATE SU INTERNET

Nel rispetto della privacy e della riservatezza delle informazioni, i dati pubblicati su Internet saranno accessibili solo tramite una password che l'istituto dovrà preventivamente consegnare ai genitori degli alunni, affinché sia garantita la totale riservatezza delle informazioni.

MODALITA’ PER L'INVIO DEGLI SMS

E' possibile inviare gli SMS per le assenze ed i ritardi secondo due diversi di criteri:

CRITERI PERSONALI

Sono i criteri fissati dall'Amministratore per ogni alunno dell'istituto ed è possibile utilizzarli per l'invio automatico di SMS ai telefoni cellulari dei genitori con le informazioni relative alle assenze e ai ritardi.

Per ogni studente è possibile stabilire ogni quante assenze o ritardi (1,2,3,4,5,6,7,8,9,10 o nessuna notifica) dovrà essere notificato l'evento ai genitori.

CRITERI SPECIALI

Tramite questa pagina è possibile generare SMS per gli alunni assenti o in ritardo in un determinato giorno dell'anno scolastico, in occasione di eventi straordinari.
I messaggi generati sono del tipo:

"-INTESTAZIONE SCUOLA-, COMUNICAZIONE STRAORDINARIA: Mario è risultato assente in data 20-10-2004"

oppure

"-INTESTAZIONE SCUOLA-, COMUNICAZIONE STRAORDINARIA: Mario è risultato in ritardo in data 20-10-2004"

Gli SMS generati vengono inseriti nella lista degli SMS in attesa di invio e sono riconoscibili perché nella colonna 'TIPO' compare la parola 'SPECIALE'.

Il modulo Assenze e Ritardi via Lettera consente alla scuola di generare, in formato PDF (Acrobat) le lettere per comunicare ai genitori le assenze e i ritardi dei figli. La lettera è prodotta in formato PDF (Acrobat) da stampare su foglio A4. E' stata progettata per essere piegata e spillata, senza la necessità di inserirla in una busta. Reca, nella parte leggibile, l'intestazione della scuola e i dati del destinatario.

E’ completata in automatico per la data e prevede ulteriori campi personalizzabili come il luogo e il nome del Dirigente Scolastico.

Il sistema prevede l'utilizzo dei dati anagrafici del genitore (o più in generale del tutore) abilitato a ricevere le comunicazioni. Tali informazioni non erano finora gestibili dal sistema, che era stato inizialmente progettato per le comunicazioni elettroniche (SMS, E-mail). Con tale adeguamento si evita la duplicazione dell'inserimento delle assenze e dei ritardi poiché sarà possibile comunicare via SMS con i genitori che hanno lasciato il numero di cellulare e via comunicazione cartacea per i restanti genitori.

E' possibile inviare degli SMS contenenti un qualsiasi testo ai genitori in occasione di particolari eventi. Ad esempio, nel caso della comunicazione di un'uscita anticipata o d’incontri tra scuola e famiglie, è possibile inviare una comunicazione a tutti i genitori.

E’ possibile inviare la comunicazione ad un singolo genitore, ai genitori di una selezione di alunni di specifica classe, ai genitori di una selezione di classi

Il modulo Voti consente ai docenti dotati di un accesso a ScuolaFamiglia® di inserire i voti degli studenti che potranno essere consultati via Internet dalle famiglie e di inviare Sms con il voto direttamente al cellulare dei genitori.

PRIVACY E RISERVATEZZA

Grande attenzione è stata dedicata alla tutela della privacy, essendo la questione 'voti del docente' una materia molto delicata. Riassumiamo le scelte che caratterizzano il sistema di gestione dei voti:

i voti del professore sono privati e consultabili solo dal docente che li assegna e dai genitori degli alunni che dispongono dell'accesso all'area riservata del portale ScuolaFamiglia®

i docenti possono consultare le schede degli alunni solo per le classi ai quali sono stati associati

la scheda alunno consultabile dal docente non riporta i dati sui genitori o sul numero del cellulare

il docente, se abilitato, potrà generare ed inviare in maniera autonoma gli Sms

gli Amministratori (dei Voti e delle Assenze/Ritardi) non potranno consultare il contenuto degli Sms inviati dal docente

l'Amministratore dei Voti potrà avere solo dei report di carattere generico in merito al numero di Sms inviati dai docenti

la password non è visualizzabile ma potrà essere modificata sia dall'Amministratore dei Voti sia dal docente stesso.

STORICO DEI DATI

Per l'amministratore del servizio, alla fine dell’anno scolastico, sarà possibile "congelare i dati".

Le informazioni relative alla costituzione delle classi, la frequenza degli alunni, gli SMS inviati, saranno disponibili negli anni successivi per una consultazione on-line semplice ed efficace.

IMPORTAZIONE DEI DATI DAI SOFTWARE SISSI, AXIOS, ARGO

ScuolaFamiglia®, al fine di semplificare la fase del caricamento iniziale degli archivi, prevede una specifica procedura che consente di importare i dati anagrafici degli alunni per la costituzione delle classi dai software più comuni utilizzati nelle segreterie scolastiche.

Officine Informatiche Srl fornirà il supporto necessario per tale operazione.

Autorizzazione Ministeriale (n.61 del 25/6/96) alla fornitura di servizi di connessione alla rete Internet

Iscritta a ASSOPROVIDER

Autonomous System (AS 20972) presso il RIPE NCC (Réseaux IP Européens Network Coordination Centre)

Maintainer cctld .it presso la Registration Authority Italiana dell'Istituto di Informatica e Telematica del CNR

Disponibilità di collegamenti multipli e ridondanti alla rete Internet

Mantenimento del sito del Tribunale di Cassino

Fornitura di servizi Internet a centinaia di clienti professionisti ed aziende

Server Farm interna

Utilizzo della piattaforma Unix-like (dal 1995)

Backup giornaliero dell'archivio

Invio criptato username/password con sistema di codifica MD5